Dos tips para que tus reuniones de trabajo sean productivas y enfocadas

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¿Te ha pasado que, cuando tienes una reunión de trabajo te toca escuchar alguna persona que le gusta ser el centro de atracción?

Estas personas suelen descarrilar las conversaciones productivas metiendo comentarios fuera de lugar o alejados del tema.

Cuando un miembro del grupo toma esta actitud no solo desperdicia el tiempo de todos, sino que socava la verdadera colaboración.

Las personas que siempre necesitan estar en el centro de atención introducen un elemento tóxico en las reuniones que fomenta el resentimiento entre todos los demás asistentes.

Afortunadamente, hay soluciones que no requieren cambiar la hora de la reunión sin avisar al jugador.

Fuente: 5 tips para hacer reuniones de trabajo efectivas

Para evitar este tipo de incidentes y mantener a las personas enfocadas en el tema de la reunión es importante comenzar con una agenda clara que todos recibirán antes de la reunión y que tiene nombres adjuntos a cada elemento.

Si una persona sabe que tendrá la oportunidad de brillar, estarán más dispuestos a permitir que otros tengan su turno.

Otro truco para mantenerse en una tarea es algo que se llama “estacionamiento”.

Un estacionamiento es básicamente una pizarra o un documento web que es un espacio dedicado a los temas que surgen durante la reunión de los que no se tiene tiempo para hablar hoy, pero que se pueden hablar en otro momento.

De esta forma se está comprometiendo a escribir delante de todos haciendo énfasis sobre: ah! Eso es importante, le daremos a ese tema su tiempo en una reunión posterior o una discusión fuera de línea.

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Fuente: Emprendepyme

Así todos, de alguna forma se sentirán escuchados y se mantendrán enfocados en los puntos de la reunión a la que se ha convocado.

Algo que también puede ayudar a que la reunión sea ágil es el asignar a un miembro del equipo de forma rotativo para que sea el encargado del tiempo.

Si todos están de acuerdo en darle a esa persona el control del reloj, entonces ella tiene la autoridad de interrumpir el debate, incluida cualquier historia fue de la agenda para pasar así al siguiente punto establecido.

Otro factor que suele ser para muchos, hasta un dolor de cabeza es cuando se pide información / ideas y nadie da ninguna.

Esto podría ser una cuestión de compromiso, sin duda, pero también puede haber diferencias de personalidad en juego.

Algunas personas son más introvertidas y tienen más dificultades para procesar verbalmente sus pensamientos en un entorno grupal.

En lugar de poner a las personas en el lugar, realiza las preguntas por adelantado.

Por ejemplo, se puede enviar un mensaje a todo el equipo diciendo: “… puedes enviarme tres ideas por correo electrónico antes de la reunión o estar preparado para presentar tus tres ideas durante la reunión”.

Otra táctica para mejorar el compromiso es hacer más explícita la intención de la reunión.

Si quieres que la reunión funcione principalmente como una sesión de lluvia de ideas, entonces llámala sesión de lluvia de ideas.

Entonces, es más probable que las personas se muestren con la expectativa mental de compartir ideas.

Si se llama una verificación de estado de 15 minutos, traerán un conjunto diferente de expectativas.

Ahora bien, sea cual sea la intención de tu reunión de trabajo, es importante contar con un lugar que te brinde todas las comodidades para ejecutarla.

En Network Oficinas cuentan con oficinas en renta y salas de reuniones totalmente listas para que tu equipo, ya sea local o virtual realicen su reunión sin llevar nada más que la agenda del día.

 

Fuente Informativa: americaeconomia.com/

Fuente Audiovisual: Youtube

 

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